Vijf bouwstenen voor succesvolle samenwerking in de V&R-opgave
ElsLe Large
De bouwstenen voor een succesvolle samenwerking
Samenwerkingsgericht onderhandelen
De eerste bouwsteen is een methode. In de 22 jaar dat ik me met onderhandelingen bezighoud, heb ik gezien dat de Mutual Gains Approach (MGA) werkt om onderhandelingen tot tevredenheid van alle partijen af te ronden. Die methode zoekt geen compromissen, maar wederzijds belang; de heilige graal van samenwerking. Overigens, de setting van aanbesteden kun je ook zien als een onderhandeling met een wederzijds belang. Zo hebben we tijdens de marktconsultatie door Rijkswaterstaat over de Raamovereenkomst Herberekeningen − onderdeel van de V&R-opgave − als ingenieursbureaus met Rijkswaterstaat een samenwerkingsstructuur ontwikkeld. Die stelde Rijkswaterstaat in staat om in de aanbesteding een passende uitvraag te formuleren.
Contract gebaseerd op samenwerkingsprincipes
De tweede bouwsteen is een faciliterend contract. Dit moet samenwerking uitnodigen, faciliteren en “stutten”. Zo’n contract schept ruimte voor innovatie, wendbaarheid en lerend vermogen. Geen boetes, maar stimuleren dat partijen een extra been bijtrekken. Voor de V&R-opgave betekent dit ruimte geven voor gezamenlijk onderzoek en gemeenschappelijk leren; samen tot een effectieve aanpak komen die past bij het wederzijds belang en die aanpak daarna opschalen en uitrollen. Bij de Raamovereenkomst Herberekeningen is een goede start gemaakt door na gunning een convenant te sluiten tussen alle partijen. Daarin zijn onder meer de afspraken over kennisoverdracht en het gezamenlijk opleiden van mensen verder uitgewerkt.Ecosysteem op orde
Ik heb helaas te vaak gezien dat mensen binnen een samenwerkingsverband door hun eigen organisatie werden afgerekend op interne KPI’s die strijdig waren met de doelen van de samenwerking. Het is dus essentieel dat degenen die samenwerken mandaat en ruimte hebben en rugdekking krijgen vanuit hun eigen organisatie. De uitgangspunten en doelen van de samenwerking moeten door het ‘ecosysteem’ van de deelnemende organisaties worden ondersteund; de derde bouwsteen. Binnen de V&R-opgave hebben Rijkswaterstaat en de ingenieursbureaus dit inzicht al. De ingenieursbureaus geven hun eigen mensen die ruimte, bijvoorbeeld door het werk met de andere ingenieursbureaus te verdelen zonder erop te worden afgerekend als projecten niet bij de eigen organisatie komen te liggen. De samenwerking in de Raamovereenkomst van de gemeente ’s-Hertogenbosch is bijvoorbeeld op die manier ingericht en helpt partijen om tot een verdeling te komen die voor hen allen passend is. De drie ingenieursbureaus in de raamovereenkomst organiseren gezamenlijk de nadere opdrachten voor het onderzoek aan meer dan 100 kunstwerken.
Samenwerkingscompetenties
Dit is natuurlijk een open deur, maar ik noem deze bouwsteen toch omdat deze echt belangrijk is. Samenwerken is mensenwerk: voor succesvolle samenwerking is het nodig dat niet alleen het contract flexibel is, de samenwerkende mensen moeten dat ook zijn. Samenwerking heeft mensen nodig die een open, constructieve en professionele houding innemen. Dit zijn cruciale competenties voor samenwerking en daarmee zijn ze de vierde bouwsteen.
Organisatiestructuur
Minstens zo belangrijk als competenties, is een structuur waarin deelnemers elkaar regelmatig ontmoeten, óók (of juist) als de samenwerking goed verloopt. Een goede organisatiestructuur bevat verder de mogelijkheid tot escalatie en kent helder gedefinieerde rollen. Ook zijn de communicatielijnen kort en staan de juiste mensen direct met elkaar in contact. Laat technische mensen bijvoorbeeld direct met elkaar communiceren in plaats van via een projectmanagementoverleg. Deze laatste bouwsteen, een goede organisatiestructuur, is ook voor de V&R-opgave essentieel: binnen de samenwerking wordt het werk verdeeld, kennis gedeeld en worden mensen opgeleid. De structuur moet die samenwerking faciliteren.
Blijf in gesprek en stuur bij
Met deze vijf bouwstenen staat het bouwwerk dat nodig is voor samenwerking. Ieder gebouw – hoe goed gebouwd ook – heeft onderhoud nodig. Bij samenwerking is het niet anders. Samenwerking vraagt aandacht en onderhoud: dat betekent evalueren en bijsturen; ook als het goed gaat.Samen V&Rder kan dus alleen als?
Als we de schotten laten vallen, dan ontstaat eenheid en gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het resultaat. Als individuele samenwerkingspartners niet langer alleen nadenken over de vraag: “hoe pakt dit voorstel voor mij uit” – op organisatie- en individueel niveau – maar zéker ook over de vraag: “hoe pakt het uit voor ons gemeenschappelijke doel” dan is de samenwerking geslaagd. Met deze mindset kan het: als we het wíllen en dóen.
Vragen overInfrastructuur
Neem contact op met onze infra experts
Ontvang een e-mail alert bij elk nieuw artikel
Draag ook bij aan de V&R-opgave
