Document Controller

Krijg jij energie van het bouwen aan samenwerking? Ga je altijd voor optimale dienstverlening en klanttevredenheid? En wil je dat ook nog doen bij een organisatie die impact maakt op een betere wereld? Lees dan verder, dit is de vacature die jij zoekt!

Als Document Controller werk je binnen een team dat zich richt op het structureren, beheren, verwerken, verrijken en controleren van asset brondata aan de hand van voorgeschreven richtlijnen. Dit werk vindt plaats binnen het bredere kader van Data- en Informatiemanagement waarbij we het proces beschrijven dat ervoor zorgt dat de informatiebehoefte vanuit de bedrijfsvoering wordt vertaald naar de juiste informatievoorziening. We richten daarbij voor onze klanten ook het juiste document management systeem in.

Wat je doet als Document Controller

Je werkt met documentatie rondom diverse assets als infrastructurele en vastgoedobjecten. De Document Controller is daarbij verantwoordelijk voor het beheren, controleren en distribueren van projectdocumentatie. Hij/zij zorgt ervoor dat documenten correct worden opgeslagen, ge-classificeerd en beschikbaar zijn voor belanghebbenden, volgens de geldende procedures en kwaliteitsnormen.

Kernverantwoordelijkheden

• Beheren van inkomende en uitgaande documentatie.
• Toepassen van versiebeheer en zorgen voor correcte archivering.
• Controleren van documenten op volledigheid, consistentie en conformiteit met standaarden.
• Ondersteunen van projectteams bij het gebruik van documentmanagementsystemen (DMS).
• Opstellen en onderhouden van documentatieprocedures en -richtlijnen en verwerken in workflowschema’s.
• Fungeren als aanspreekpunt voor documentatievragen binnen het project of de organisatie.
• Actief beheren en status kunnen bepalen van alle projectdocumentatie via digitale werkwij-zen.
• Beheer van rechten en autorisaties zodat documenten beoordeeld en goedgekeurd worden door geautoriseerde personen.
• Updaten van documenten en zorgen voor hernieuwde goedkeuring.
• Vastleggen van document delivery lists en zorgen voor correcte oplevering.
• Voorkomen van onbedoeld gebruik van verouderde documenten.
• Uitvoeren van administratieve taken in opdracht van de projectmanager of bedrijfsvoering.
• Verzorgen van trainingen en instructies aan collega's.
• Ondersteunen van projectteams bij afsluiting van projecten.

Waar je komt te werken

Bij Haskoning kom je te werken bij een onafhankelijk adviesbureau dat ingenieurs-, ontwerp- en adviesdiensten combineert met software en technologie. Onze missie, “Enhancing Society Together" drijft ons om een positieve impact op de wereld te creëren. 

Wij bieden uitdagend werk in diverse internationale projecten, waarbij we gebruik maken van onze 140+ jaar aan expertise. Met meer dan 6.800 medewerkers in meer dan 25 landen zetten we samen uitdagingen om in kansen om zo een positieve impact op de samenleving te maken. We werken samen met toonaangevende klanten in markten zoals infrastructuur, klimaatbestendigheid, hernieuwbare energie, decarbonisatie van de industrie en duurzame mobiliteit. 

De Business Line Industry & Buildings bedient een brede, internationale markt en creëert omgevingen waar mensen graag verblijven, leren, onderzoeken en werken.

De afdeling Asset Management richt zich op het verbeteren van Asset Management organisaties voor non-core assets zoals civiele infrastructuur en gebouwen. We voeren Asset Management uit namens eigenaren met ons ISO 55000 gecertificeerde systeem en adviseren over de professionele inrichting van Asset Management organisaties en informatiemanagementsystemen. Ons motto ‘Enhancing Society Together’ staat centraal in alles wat we doen.

Wat je meebrengt

• MBO+/HBO werk- en denkniveau, en hebt bij voorkeur een technische of facilitaire opleiding afgerond.
• Ervaring in projectadministratie en/of het beheren van technische documentatie.
• Affiniteit met Assetmanagement.
• Bekend met DMS en ervaring met SharePoint
• Kennis van ISO-normen en kwaliteitsmanagement is een pré.
• Gedegen ervaring met Microsoft Office.
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Persoonskenmerken

• Nauwkeurig en gestructureerd.
• Proactief en zelfstandig.
• Communicatief vaardig.
• Stressbestendig en in staat om met deadlines om te gaan.
• Analytisch en oplossingsgericht.
• Detailgericht en kritisch ten opzichte van eigen werk.
• Doorzettingsvermogen en rust bij het najagen van documentatie.

Dit krijg je van ons

Bij Haskoning geloven we dat het welzijn van onze medewerkers cruciaal is voor ons gezamenlijke succes. Daarom bieden we een uitgebreid pakket aan arbeidsvoorwaarden die zijn ontworpen om jouw professionele en persoonlijke groei te ondersteunen. 

Wat wij bieden: 

• Een goede basis: Een goed primair salaris dat jaarlijks groeit. 
• Aantrekkelijk secundaire voorwaarden: Goede pensioenopbouw met een werkgeversbijdrage van 18,3%, 2,15% persoonlijk budget en jaarlijkse winstdeling. Daarnaast kun je aandelen kopen van onze organisatie en zo meedelen in ons gezamenlijke succes. 
• Werk-privébalans: 28 vakantiedagen (op basis van fulltime) met de mogelijkheid om 16,5 dag per jaar bij te kopen en drie feestdagen in te ruilen voor een dag die voor jou belangrijk is. We werken hybride met flexibele werktijden, een thuiswerkvergoeding en een volledige ingerichte thuiswerkplek.  
• Ontwikkelingsmogelijkheden: Diverse opleidings- en ontwikkelingsprogramma’s zoals leer- en ontwikkelpaden afgestemd op jouw expertise, learning weeks en verschillende kennisgroepen.  
• Bereikbaarheid en reiskostenvergoeding: Een goed bereikbare werkplek op ons kantoor in Eindhoven, reiskostenvergoeding en NS-Business Card. Kom je lopend of met de fiets naar kantoor? Dan ontvang je een hogere reiskostenvergoeding – zo stimuleren we duurzaam reizen. 
• Informele en inclusieve cultuur: een informele en open cultuur waar iedereen zich welkom voelt met vrijblijvende sociale en sportieve activiteiten en diverse netwerken zoals Pride, Young Haskoning.  

Meer over onze arbeidsvoorwaarden vind je hier. 

Ben jij onze nieuwe collega?

We maken graag kennis met je! Klik op de solliciteer button onder aan de pagina en upload je cv en motivatiebrief. Heb je nog vragen? Neem dan contact op met Peter Couwenberg via [email protected] of met onze recruiter Maria Boeve via [email protected]

Bij Haskoning zetten we ons in voor een diverse en inclusieve werkplek waar iedereen zich gewaardeerd, gerespecteerd en empowered voelt. Onze missie, ‘Enhancing Society Together,’ drijft ons om een omgeving te creëren waarin ieders unieke achtergrond, identiteit en perspectief worden omarmd. Ongeacht je ervaring, afkomst, leeftijd, gender, of andere persoonlijke kenmerken—bij ons ben je welkom. We geloven dat diversiteit ons sterker maakt en dat een inclusieve cultuur iedereen de kans geeft om te groeien en bij te dragen. Lees meer over onze ED&I-initiatieven op onze webpagina. 

Acquisitie op deze vacature door bureaus is niet gewenst en aangeboden kandidaten worden niet in behandeling genomen.